Lage faktura? Her er vår sjekkliste

Gode rutiner for fakturering og betalingsoppfølging sikrer god økonomi i bedriften. Dermed er en viktig del av rutinen å lage gode fakturagrunnlag. Med en oversiktlig faktura legger du grunnen for raskere betaling som bidrar til å holde kredittiden i bedriften nede. Sjekk av disse punktene neste gang du skal fakturere:

Lag en oversiktlig faktura

Det viktigste er at du sender en oversiktlig faktura. Gjør det enkelt for kunden din å finne ut hvem som er avsender og hva det gjelder. Dermed bør du ha et fakturaprogram hvor det er lett å legge inn relevant informasjon, tekst på varelinjer og et tydelig felt for merking av faktura og annen relevant informasjon. Husk, jo lettere det er for kunden din å betale, jo raskere får du pengene. 

Trenger du litt inspirasjon til hvordan du kan redusere kredittiden? Last ned sjekkliste for god økonomi.

Spesifiser hva kunden din skal betale for

Det er ikke uvanlig at bedrifter unnlater å spesifisere faktura. En uspesifisert faktura kommer ofte i retur dersom du ikke er tydelig på hva som er solgt. Selger du timebasert, bør du spesifisere hva timene går til, på samme måte som du spesifiserer hvilke produkter som er solgt. Det kan være lurt å legge til vedlegg i de situasjonene det er relevant. Dessuten er fakturaen din dokumentasjon om kunden ikke betaler, og saken går videre til inkasso.

Henvis til tidligere utsendt tilbud

Enkelte bransjer og bedrifter sender en forespørsel om tilbud. Tilbudet de får av deg er grunnlaget for deres innkjøpsordre. Derfor er det viktig at du ikke avviker for mye fra tilbudet du har sendt, med mindre mye endringer er skjedd underveis. Ved endringer bør dette informeres om i forkant.

Les også: 7 typiske feller du bør unngå ved fakturering

Hvis du får innkjøpsordre – følg den

Bransjer og bedrifter som forespør tilbud, sender ofte innkjøpsordre, også kalt PO (purchase order). Dersom kunden din sender innkjøpsordre bør du følge denne. Det betyr du må merke fakturaen med informasjon som:

• Innkjøpsordrenummer
• Rett fakturaadresse
• Betalingstid/ frist
• Referanse eller innkjøper hos kunde

Fakturaen blir fort avvist i kundens system om du glemmer å følge informasjonen fra innkjøpsordren. Da tar det fort lang tid før du får betaling og kredittiden trekker ut.

Ikke glem merking av faktura

Sender kunden din ressursnummer, prosjektnummer eller innkjøpsnummer i forbindelse med ordren, er dette noe du bør notere på fakturaen. Du bør ha et felt i faktureringsløsningen din til merking. De fleste ønsker i tillegg at du merker fakturaen med en referanse eller innkjøper. Sender du en faktura uten en referanse eller merking, er det vanskelig for regnskap å vite hvem som er bestiller internt. Husk derfor å ta med navnet på kontakten hos kunden.

Sett riktig kredittid på faktura

Rett kredittid på faktura sikrer en raskere betaling. Flere fakturaprogram har 14 dager eller 30 dager som en standard, men du kan sette kredittiden så kort som kunden tillater det. Setter du kortere kredittid, som for eksempel 7 dager, får du inn pengene raskere og sikrer bedre likviditet. Det kan være lurt å sette opp en kredittrutine for å sikre at du holder kredittiden nede.